LSW Datenschutz

La presente politique de confidentialite vous informe, conformement aux articles 13 et 14 du RGPD, du traitement des donnees a caractere personnel effectue dans le cadre du site Internet et de la gestion des membres de LSW.

1. Responsable du traitement au sens du RGPD

Le responsable du traitement des données à caractère personnel en lien avec ce site Internet est :

LËTZEBUERGER STUDENTEN WIEN (LSW) Association sans but lucratif (a.s.b.l.) Siège social : 2, Avenue de l’Université, L-4365 Esch-sur-Alzette, Luxembourg Registre de commerce : R.C.S. Luxembourg F 1.598 Courriel : secretary@lsw.lu

LSW a été fondée en 1975 et est une association à but non lucratif regroupant les étudiants luxembourgeois à Vienne, immatriculée conformément à la loi luxembourgeoise du 7 août 2023 sur les associations sans but lucratif et les fondations. S’appliquent le RGPD ainsi que la loi luxembourgeoise du 1er août 2018 portant organisation de la Commission Nationale pour la Protection des Données et mise en œuvre du RGPD.

Pour toute question relative à la protection de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter à l’adresse mentionnée ci-dessus.

2. Vos droits en tant que personne concernée

Sous réserve des conditions légales, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès (art. 15 RGPD)
• Droit de rectification (art. 16 RGPD)
• Droit à l’effacement (art. 17 RGPD)
• Droit à la limitation du traitement (art. 18 RGPD)
• Droit à la portabilité des données (art. 20 RGPD)
• Droit d’opposition aux traitements fondés sur l’intérêt légitime (art. 21 RGPD)
• Droit de retirer à tout moment un consentement donné, sans effet sur la licéité du traitement effectué avant ce retrait (art. 7, paragraphe 3, RGPD)

Pour exercer ces droits, veuillez vous adresser à l’adresse de contact indiquée au point 1.

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, vous disposez également d’un droit de réclamation auprès d’une autorité de contrôle. L’autorité de contrôle compétente est la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD), Luxembourg (www.cnpd.public.lu).

3. Traitement des données lors de l’utilisation du site Internet

a) Mise à disposition du site et fichiers journaux (logfiles)

Le site est hébergé chez BeFresh.lu (Luxembourg). À chaque accès, le système enregistre automatiquement des fichiers journaux transmis par votre navigateur : adresse IP, date et heure de la requête, page consultée, URL de provenance, type de navigateur et système d’exploitation.

• Finalité : mise à disposition technique et optimisation du site, garantie de la sécurité des systèmes
• Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point f) RGPD (intérêt légitime)
• Durée de conservation : [nombre de jours à préciser, généralement 7 à 30 jours], puis suppression automatique

b) Cookies

Le site utilise des cookies techniquement nécessaires, notamment pour le panier d’achat et le processus de commande (WooCommerce) ainsi que pour les fonctionnalités de formulaire (Avada Forms).

• Finalité : garantie des fonctions essentielles du site
• Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point f) RGPD
• Durée de conservation : le temps de la session ou jusqu’à 30 jours

Si des cookies statistiques ou marketing venaient à être utilisés, votre consentement préalable serait recueilli via une bannière de consentement (art. 6, paragraphe 1, point a) RGPD).

c) Google Fonts

Le site utilise les polices Fraunces et Inter. Dans la configuration par défaut du système de thème utilisé (Avada), ces polices sont susceptibles d’être chargées dynamiquement depuis les serveurs de Google LLC (États-Unis), ce qui entraîne la transmission de votre adresse IP à Google.

• Finalité : présentation uniforme du site
• Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point f) RGPD
• Durée de conservation : aucune conservation de notre part ; traitement par Google conformément à sa propre politique de confidentialité

4. Contact et newsletter

a) Formulaire de contact

Lorsque vous utilisez le formulaire de contact, nous traitons les données que vous indiquez (nom, adresse e-mail, message) exclusivement afin de traiter votre demande.

• Finalité : réponse à votre demande
• Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point b) RGPD, si la demande vise la préparation d’un contrat, à défaut art. 6, paragraphe 1, point f) RGPD
• Durée de conservation : jusqu’au traitement définitif de la demande, puis suppression

b) Newsletter

Lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter, nous traitons votre adresse e-mail exclusivement aux fins de son envoi.

• Finalité : information sur les événements et les affaires associatives
• Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point a) RGPD (consentement)
• Durée de conservation : 1 an ou jusqu’au retrait du consentement ; le retrait est possible à tout moment via le lien de désinscription ou l’adresse de contact indiquée au point 1, sans effet sur la licéité du traitement effectué avant ce retrait

5. Adhésion et carte de membre numérique

Vous pouvez souscrire une adhésion à LSW via lsw.lu/memberskaart. La souscription et la gestion s’effectuent techniquement via WooCommerce.

Données traitées : nom, adresse e-mail, ainsi que les données résultant du traitement du paiement (voir ci-dessous).

• Finalité : établissement, gestion et renouvellement annuel de l’adhésion ; émission d’une carte de membre numérique munie d’un QR-code personnalisé, scanné lors des événements afin de confirmer l’adhésion
• Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point b) RGPD (exécution de la relation d’adhésion)
• Durée de conservation : voir point 9

Toutes les cartes de membre expirent uniformément le 1er septembre de chaque année ; la durée de validité respective est communiquée lors de l’inscription. La cotisation (actuellement 20 €, plafonnée à 25 € conformément à l’article 5 des statuts de l’association) est due pour l’année académique entière.

Des adhésions gratuites ou offertes peuvent être accordées par l’administration de LSW à certaines personnes (par exemple les membres du comité) ; les mêmes catégories de données sont alors traitées que pour une adhésion ordinaire.

Traitement des paiements. Le paiement s’effectue via le prestataire de services de paiement Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlande ; société mère Stripe, Inc., États-Unis). Dans le cadre du traitement du paiement, le nom, le montant, l’identifiant de transaction et les données du moyen de paiement sont transmis à Stripe, qui les traite en tant que responsable du traitement distinct, conformément à sa propre politique de confidentialité (stripe.com/privacy). Stripe, Inc. étant susceptible de transférer des données vers les États-Unis, ce transfert repose sur les clauses contractuelles types de l’UE ou, le cas échéant, sur le cadre du Data Privacy Framework UE-États-Unis, sous réserve d’une certification correspondante.

6. Événements

a) Inscription

Pour certains événements, vous pouvez vous inscrire via un formulaire d’inscription. Nous recueillons généralement à cette occasion votre nom et votre adresse e-mail.

• Finalité : organisation de l’événement, planification des participants
• Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point b) ou f) RGPD
• Durée de conservation : voir point 9

b) Contrôle d’accès par QR-code

Lors des événements, le QR-code de votre carte de membre numérique est scanné afin de confirmer votre adhésion et donc votre droit de participation.

• Finalité : contrôle du droit de participation
• Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point b) RGPD, à titre subsidiaire point f)
• Durée de conservation : voir point 9

c) Prises de vues photographiques

Des photographies sont prises lors de nos événements et peuvent être utilisées sur nos réseaux sociaux, dans nos publications associatives ainsi qu’à des fins de présentation.

• Finalité : communication et documentation de la vie associative
• Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point f) RGPD, à titre subsidiaire point a) du fait de votre participation à l’événement
• Durée de conservation : voir point 9

Vous pouvez vous opposer à tout moment à l’utilisation de votre image, sur place ou par courriel à lsw@lsw.lu.

7. Boutique en ligne

Dans le cadre d’une commande passée via notre boutique en ligne (WooCommerce), nous traitons les données nécessaires à l’exécution du contrat : nom, adresse de livraison, adresse e-mail ainsi que les données de paiement (voir point 5).

• Finalité : exécution du contrat, expédition, facturation
• Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point b) RGPD ; pour les données de facturation, également l’art. 6, paragraphe 1, point c) RGPD (obligations commerciales et fiscales)
• Durée de conservation : voir point 9

8. Destinataires, sous-traitants et transferts vers des pays tiers

Vos données à caractère personnel ne sont transmises à des tiers que dans la mesure décrite ci-après :

Destinataire	Finalité	Lieu de traitement
BeFresh.lu	Hébergement du site Internet	Luxembourg
Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd. / Stripe, Inc.)	Traitement des paiements	Irlande / États-Unis
Microsoft (Microsoft 365)	Communication interne et externe par e-mail (@lsw.lu)	UE/États-Unis, selon la configuration
Associations partenaires, en cas d’organisation conjointe d’un événement	Organisation de l’événement concerné	indiqué lors de l’inscription

Dans la mesure où des données sont transférées vers des pays tiers en dehors de l’Espace économique européen (notamment vers les États-Unis), ce transfert repose sur les clauses contractuelles types de l’UE ou sur une décision d’adéquation applicable (par exemple le Data Privacy Framework UE-États-Unis), sous réserve d’une certification correspondante du destinataire concerné.

Avec l’ensemble des prestataires traitant des données à caractère personnel pour notre compte, des contrats de sous-traitance conformes à l’art. 28 RGPD sont conclus, dans la mesure où la loi l’exige.

9. Durées de conservation

Catégorie de données	Durée de conservation
Fichiers journaux du serveur	30 jours
Demandes de contact	jusqu’au traitement définitif
Données d’inscription à la newsletter	1 an ou jusqu’au retrait du consentement
Données de base de l’adhésion (nom, e-mail, carte de membre numérique)	jusqu’à 3 ans après la fin de l’adhésion
Données de paiement et de facturation (via Stripe)	délai de conservation légal, en principe 10 ans conformément à l’art. 16 du Code de commerce luxembourgeois
Données de participation aux événements	jusqu’à 3 ans après l’événement
Prises de vues photographiques	jusqu’à opposition ou tant que la finalité d’utilisation perdure
Données de commande (boutique en ligne)	délai de conservation légal (voir données de paiement et de facturation)
Finalités d’archivage et statistiques	jusqu’à 3 ans, puis suppression ou anonymisation

En l’absence d’obligation légale de conservation, les données à caractère personnel sont en principe supprimées ou anonymisées au plus tard trois ans après le dernier contact ou après la disparition de la finalité concernée (principe de limitation de la conservation, art. 5, paragraphe 1, point e) RGPD). Votre droit à un effacement anticipé conformément à l’art. 17 RGPD (voir point 2) demeure inchangé. Les délais de conservation légalement prescrits, notamment pour les pièces comptables et de paiement, priment sur cette règle et ne peuvent être raccourcis.

10. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données contre toute manipulation accidentelle ou intentionnelle, perte, destruction ou accès non autorisé, notamment :

• transmission chiffrée des données via TLS/SSL
• accès restreint aux données d’adhésion et de paiement, réservé aux membres autorisés de l’association
• mise à jour régulière des logiciels utilisés (WordPress, extensions, systèmes serveur)

Nos mesures de sécurité sont revues en permanence et adaptées, le cas échéant, à l’état de la technique.

11. Modifications de la présente politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité afin de l’adapter à l’évolution du cadre juridique ou à des changements dans le traitement des données. La version publiée au moment de votre visite sur lsw.lu fait foi.

Date de mise à jour : 25 septembre 2026